ACHÈVEMENT DE LA 1ÈRE PHASE DU CONTRÔLE D'INVENTAIRE DES ÉCHANTILLONS DE MATÉRIEL BIOLOGIQUE STOCKÉS À L'ORIGINE PAR L'ANCIEN PRESTATAIRE DE SERVICES

Ces informations sont adressées aux clients de l'ancien prestataire de services dans le cadre desquels nous avons été autorisés à servir de point de contact pour les clients de l'ancien prestataire de services.

PBKM S.A. - société mère du groupe FamiCord ("FamiCord") est la plus grande banque de cellules souches familiale en Europe.

Des échantillons de presque toutes les familles clientes de l'ancien prestataire de services ont été transférés, conformément aux exigences techniques et médicales, en 2019 et 2020, de divers sites européens vers le laboratoire ultramoderne de Varsovie.

Afin d'assurer les informations les plus précises concernant les échantillons, nous avons lancé un contrôle manuel de tout l’inventaire. Ce processus a débuté en mai 2019 et s'est achevé en juillet 2020.

Au total, nous avons contrôlé le matériel biologique situé dans 58 conteneurs de stockage (dont 55 ont été fournis par l'ancien prestataire de services). Il est important de mentionner que le matériel biologique prélevé sur un enfant aurait pu être divisé en 8 parties différentes - sous-unités (subunits) cryopréservées. Chacune de ces sous-unités pouvait être de type et de taille différents et se trouver dans des conteneurs de stockage différents. Chaque échantillon devait être scanné et mis
en correspondance avec les dossiers des clients dans notre base de données. Tout cela a rendu notre travail extrêmement difficile et long. C'était le plus grand projet de ce type au monde.

 Après avoir vérifié plus de 800.000 sous-unités, nous pouvons confirmer avec une certaine réserve l'état général acceptable de l'inventaire. Nous avons toutefois constaté des problèmes pour moins de 0,3 % des sous-unités. La plupart des problèmes qui ont été identifiés sont les suivants : traces de matériel biologique sur la surface extérieure de l'emballage, signes de détérioration mécanique de l'emballage, absence d'aliquotes de test avec l'échantillon principal. Tous ces problèmes sont les résultats typiques d'un contrôle de qualité et/ou de méthodes de cryoconservation inadéquats utilisés par l'ancien prestataire de services. L'ensemble de l'inventaire a été accumulé pendant près de 20 ans d'activité de l'ancien prestataire de services et, au cours de cette période, différentes méthodologies de congélation, de codage et d'étiquetage ont été utilisées par la société.

La qualité des enregistrements électroniques et des informations relatives aux échantillons fournis par l'ancien prestataire de services était très faible. Nous avons néanmoins réussi à corriger manuellement la plupart de ces erreurs. Nous avons trouvé plus de 150.000 erreurs de données (codage) que nous avons minutieusement vérifiées. Les erreurs que nous avons identifiées comprennent notamment : le code de la sous-unité dans les données était différent du code scanné de la sous-unité, le mauvais emplacement des sous-unités, des chiffres/signes supplémentaires ou des chiffres/signes manquants dans le code, des fautes de frappe. Ces erreurs électroniques n'ont cependant pas affecté les conditions de stockage des échantillons, mais elles ont pu compliquer la recherche et l'utilisation des échantillons en cas de besoin.

Afin d'effectuer le processus de vérification de manière rapide et précise, nous avons créé des équipes spécialisées dirigées par des professionnels de laboratoire. Au total, plus de 100 personnes ont été impliquées, sans compter le centre d'appels dédié et le personnel informatique. L'ensemble du processus a été supervisé par des spécialistes du contrôle qualité et a été enregistré sur vidéo.

En conclusion, nous sommes en mesure de répondre aux familles avec beaucoup plus d'assurance qu'il y a un an si et où nous avons stocké leurs échantillons. Nous sommes également en mesure de fournir l'échantillon pour la transplantation lorsqu'il est nécessaire.

En tenant compte de la décision du tribunal suisse, l'Office suisse des faillites Höfe a indiqué que "pour toute question relative au matériel biologique, notamment mais sans se limiter à la continuation du stockage du matériel biologique ou à la mise à disposition du matériel biologique pour le traitement médical, il convient de contacter PBKM S.A. (FamiCord Group)". Afin de vérifier si votre matériel biologique est stocké dans le laboratoire du groupe FamiCord à Varsovie, en Pologne, veuillez consulter le site https://famicordcryobank.ch/contact-pour-les-clients-de-l'ancien-prestataire-de-services/verifier-votre-echantillon et attendre la confirmation de FamiCord.

Un certain nombre d'échantillons n'ont pas encore été confirmés. Si les clients ont rempli le formulaire, veuillez être patient. En même temps, nous voyons aussi la nécessité de poursuivre le processus de vérification de l'inventaire, cette fois-ci de manière à déterminer plus précisément le statut des échantillons, qui n'ont pas encore été confirmés. Ce processus (appelé "2e phase de l'inventaire") sera axé sur la vérification supplémentaire des codes à l'aide de notre documentation ou de versions scannées de celle-ci et peut prendre un temps supplémentaire d'au moins plusieurs mois.

L'équipe FamiCord