ACHÈVEMENT DE LA 1ÈRE PHASE DE CONTRÔLE DE L'INVENTAIRE DES ÉCHANTILLONS DE MATÉRIEL BIOLOGIQUE STOCKÉS À L'ORIGINE PAR L'ANCIEN PRESTATAIRE DE SERVICES

Ces informations sont adressées aux clients de l'ancien prestataire de services dans le cadre desquels nous avons été autorisés comme point de contact pour les clients de l'ancien prestataire de services.

PBKM SA, société mère du groupe FamiCord (« FamiCord »), est la plus grande banque de cellules souches familiales d'Europe.

Des échantillons de presque toutes les familles clientes de l'ancien prestataire de services ont été transférés conformément aux exigences techniques et médicales en 2019 et 2020 depuis divers sites européens vers l'installation de pointe de Varsovie.

Afin de garantir l'exactitude des informations concernant les échantillons, nous avons mis en place un contrôle manuel de l'ensemble de nos stocks. Ce processus a débuté en mai 2019 et s'est achevé en juillet 2020.

Au total, nous avons vérifié le matériel biologique stocké dans 58 conteneurs de stockage (dont 55 fournis par un ancien prestataire). Il est important de noter que le matériel biologique prélevé sur un enfant pouvait être divisé en huit parties cryoconservées différentes (sous-unités). Chacune de ces sous-unités pouvait être de type d'emballage, de taille et de stockage différents. Chaque échantillon devait être scanné et comparé aux données clients dans notre base de données. Tout cela a rendu notre travail extrêmement difficile et chronophage. Il s'agissait du plus grand projet de ce type au monde.

Après avoir vérifié plus de 800 000 sous-unités, nous pouvons confirmer, avec certaines réserves, l'état général acceptable du stock. Nous avons toutefois constaté des problèmes concernant moins de 0,31 TP3T de sous-unités. La plupart des problèmes identifiés sont les suivants : traces de matériel biologique sur la surface extérieure de l'emballage, signes de dommages mécaniques de l'emballage, absence d'aliquotes de test avec l'échantillon principal. Tous ces problèmes sont typiques de l'inadéquation des méthodes de contrôle qualité et/ou de cryoconservation utilisées par l'ancien prestataire. L'ensemble du stock a été accumulé au cours de près de 20 ans d'activité de l'ancien prestataire, période durant laquelle l'entreprise a utilisé différentes méthodes de congélation, de codage et d'étiquetage.

La qualité des dossiers électroniques et des informations relatives aux échantillons fournis par l'ancien prestataire de services était très médiocre. Nous avons néanmoins réussi à corriger manuellement la plupart de ces erreurs. Nous avons détecté plus de 150 000 erreurs de données (codage), que nous avons soigneusement vérifiées. Parmi les erreurs identifiées, on peut citer : le code de la sous-unité dans les données était différent du code scanné, l'emplacement incorrect des sous-unités, des chiffres/signes supplémentaires ou manquants dans le code, et des fautes de frappe. Ces erreurs électroniques n'ont toutefois pas affecté les conditions de stockage des échantillons, mais elles ont pu gêner leur recherche et leur utilisation en cas de besoin.

Afin de réaliser le processus de vérification avec rapidité et précision, nous avons constitué des équipes dédiées, dirigées par des professionnels de laboratoire. Au total, plus de 100 personnes ont été mobilisées, sans compter le personnel dédié du centre d'appels et du service informatique. L'ensemble du processus a été supervisé par des spécialistes du contrôle qualité et a fait l'objet d'un enregistrement vidéo.

En conclusion, nous sommes en mesure de répondre aux familles avec beaucoup plus de confiance qu'il y a un an quant à la conservation de leurs échantillons et à leur lieu de stockage. Nous pouvons également les transférer pour transplantation si nécessaire.

Afin de vérifier si votre matériel biologique est stocké dans le laboratoire du groupe FamiCord à Varsovie, en Pologne, veuillez consulter : https://famicordcryobank.ch/contact-for-clients-of-the-former-service-provider/check-your-sample et attendez la confirmation de FamiCord.

Il reste un certain nombre d'échantillons dont le statut n'est pas confirmé. Si les clients ont rempli le formulaire, merci de patienter. Parallèlement, nous constatons la nécessité de poursuivre le processus de vérification des stocks, cette fois de manière à permettre une détermination plus précise du statut des échantillons non encore confirmés. Ce processus (appelé « 2 »)^nd « vérification de l'inventaire de phase » sera axée sur une vérification supplémentaire des codes avec notre documentation ou des versions numérisées de celle-ci et peut prendre du temps supplémentaire d'au moins plusieurs mois.

Équipe FamiCord