COMPLETAMENTO DELLA 1ª FASE DI CONTROLLO DELL'INVENTARIO DEI CAMPIONI DI MATERIALE BIOLOGICO CONSERVATI ORIGINARIAMENTE DAL PRECEDENTE FORNITORE DI SERVIZI

La presente informativa è rivolta ai clienti dell'ex fornitore di servizi, in relazione ai quali siamo stati autorizzati a fungere da punto di contatto per i clienti dell'ex fornitore di servizi.

PBKM SA, società madre del gruppo FamiCord ("FamiCord"), è la più grande banca di cellule staminali familiari in Europa.

Nel 2019 e nel 2020, campioni di quasi tutte le famiglie clienti dell'ex fornitore di servizi sono stati trasferiti da varie località europee alla struttura all'avanguardia di Varsavia, in conformità con i requisiti tecnici e medici.

Per garantire la massima accuratezza delle informazioni sui campioni, abbiamo avviato un controllo manuale di tutto l'inventario. Questo processo è iniziato a maggio 2019 e si è concluso a luglio 2020.

Complessivamente abbiamo controllato il materiale biologico presente in 58 contenitori di stoccaggio (di cui 55 forniti dal precedente fornitore di servizi). È importante sottolineare che il materiale biologico prelevato da un bambino avrebbe potuto essere suddiviso in un massimo di 8 diverse parti crioconservate (sottounità). Ognuna di queste sottounità poteva essere di tipo e dimensioni diverse e collocata in contenitori di stoccaggio diversi. Ogni campione doveva essere scansionato e confrontato con i dati dei clienti presenti nel nostro database. Tutto ciò ha reso il nostro lavoro estremamente difficile e dispendioso in termini di tempo. Si è trattato del più grande progetto del suo genere al mondo.

Dopo aver esaminato oltre 800.000 subunità, possiamo confermare con qualche riserva le condizioni generali accettabili dell'inventario. Abbiamo tuttavia riscontrato alcuni problemi con meno di 0,3% di subunità. La maggior parte dei problemi identificati sono i seguenti: tracce di materiale biologico sulla superficie esterna della confezione, segni di danni meccanici alla confezione, mancanza di aliquote di prova con il campione principale. Tutti questi problemi sono risultati piuttosto tipici di metodi di controllo qualità e/o crioconservazione non completamente adeguati utilizzati dal precedente fornitore di servizi. L'intero inventario è stato accumulato in quasi 20 anni di attività del precedente fornitore di servizi e durante tale periodo l'azienda ha utilizzato diverse metodologie di congelamento, codifica ed etichettatura.

La qualità dei record elettronici e delle informazioni relative ai campioni fornite dal precedente fornitore di servizi era molto scarsa. Ciononostante, siamo riusciti a correggere manualmente la maggior parte di questi errori. Abbiamo rilevato oltre 150.000 errori di codifica nei dati, che abbiamo accuratamente controllato. Gli errori che abbiamo identificato includono, tra gli altri: il codice della subunità nei dati era diverso dal codice scansionato dalla subunità, la posizione errata delle subunità, numeri/segni aggiuntivi o numeri/segni mancanti nel codice, errori di battitura. Tali errori elettronici, tuttavia, non hanno influito sulle condizioni di conservazione dei campioni, ma potrebbero averne ostacolato il reperimento e l'utilizzo quando necessario.

Per eseguire il processo di verifica in modo tempestivo e accurato, abbiamo creato team dedicati guidati da professionisti di laboratorio. In totale, sono state coinvolte oltre 100 persone, senza contare il personale dedicato del call center e del personale IT. L'intero processo è stato supervisionato da specialisti del controllo qualità ed è stato videoregistrato.

In conclusione, siamo in grado di rispondere alle famiglie con molta più sicurezza rispetto a un anno fa, indicando se e dove conserviamo i loro campioni. Siamo anche in grado di rilasciare il campione per il trapianto quando necessario.

Per verificare se il tuo materiale biologico è conservato nel laboratorio del Gruppo FamiCord a Varsavia, Polonia, consulta: https://famicordcryobank.ch/contact-for-clients-of-the-former-service-provider/check-your-sample e attendi la conferma da FamiCord.

Un certo numero di campioni rimane con stato non confermato. Se i clienti hanno compilato il modulo, vi preghiamo di pazientare. Allo stesso tempo, riteniamo necessario continuare il processo di controllo dell'inventario, questa volta in modo da consentire una determinazione più accurata dello stato dei campioni non ancora confermati. Questo processo (denominato "2")^e "controllo dell'inventario di fase") sarà incentrato su un'ulteriore verifica dei codici con la nostra documentazione o con versioni scansionate della stessa e potrebbe richiedere tempo aggiuntivo non inferiore a diversi mesi.

Il team di FamiCord