ЗАВЪРШВАНЕ НА ПЪРВАТА ФАЗА ОТ ПРОВЕРКА НА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯТА НА ПРОБИ ОТ БИОЛОГИЧЕН МАТЕРИАЛ, ПЪРВОНАЧАЛНО СЪХРАНЯВАНИ ОТ БИВШИЯ ДОСТАВЧИК НА УСЛУГИ

Тази информация е адресирана до клиентите на бивш доставчик на услуги, във връзка с които сме били упълномощени като лице за контакт за клиентите на бивш доставчик на услуги.

PBKM SA - компанията майка на FamiCord Group („FamiCord“) е най-голямата семейна банка за стволови клетки в Европа.

Проби от почти всички семейства, клиенти на бивш доставчик на услуги, бяха прехвърлени в съответствие с техническите и медицинските изисквания през 2019 и 2020 г. от различни европейски места до най-съвременното съоръжение във Варшава.

За да осигурим най-точна информация относно пробите, започнахме ръчна проверка на всички наличности. Този процес започна през май 2019 г. и приключи през юли 2020 г.

Като цяло проверихме биологичния материал, намиращ се в 58 контейнера за съхранение (от които 55 бяха предоставени от бивш доставчик на услуги). Важно е да се спомене, че биологичният материал, събран от едно дете, е могъл да бъде разделен на до 8 различни криоконсервирани части (подединици). Всяка от тези подединици може да бъде с различен вид опаковка, размер и да се намира в различни контейнери за съхранение. Всяка проба трябваше да бъде сканирана и съпоставена със записите на клиентите в нашата база данни. Всичко това направи работата ни изключително трудна и отнемаща време. Това беше най-големият проект от този вид в света.

След проверка на над 800 000 субединици, можем да потвърдим с известна резерва, че общото състояние на инвентара е приемливо. Открихме обаче някои проблеми с по-малко от 0,3% субединици. Повечето от идентифицираните проблеми са следните: следи от биологичен материал по външната повърхност на опаковката, признаци на механично увреждане на опаковката, липса на аликвотни части за тестване с основната проба. Всички тези проблеми са доста типични резултати от не напълно подходящи методи за контрол на качеството и/или криоконсервация, използвани от бившия доставчик на услуги. Целият инвентар е натрупан в продължение на почти 20 години дейност на бившия доставчик на услуги и през този период компанията е използвала различни методологии за замразяване, кодиране и етикетиране.

Качеството на електронните записи и информацията, свързана с пробите, предоставена от бившия доставчик на услуги, беше много лошо. Въпреки това успяхме да коригираме повечето от тези грешки ръчно. Открихме над 150 000 грешки в данните (кодиране), които щателно проверихме. Грешките, които идентифицирахме, включват, наред с други неща: кодът на субединицата в данните беше различен от кода, сканиран от субединицата, неправилно местоположение на субединиците, допълнителни числа/знаци или липсващи числа/знаци в кода, печатни грешки. Тези електронни грешки обаче не са повлияли на условията за съхранение на пробите, но може да са попречили на намирането и използването им, когато е необходимо.

За да извършим процеса на проверка своевременно и точно, създадохме специализирани екипи, ръководени от лабораторни специалисти. Общо над 100 души бяха ангажирани, без да се споменава специализираният персонал на кол центъра и ИТ. Целият процес беше наблюдаван от специалисти по контрол на качеството и беше записан на видео.

В заключение, ние сме в състояние да отговорим на семействата с много по-голяма увереност, отколкото преди година, дали и къде съхраняваме техните проби. Също така сме в състояние да предоставим пробата за трансплантация, когато е необходима.

За да проверите дали вашият биологичен материал се съхранява в лабораторията на FamiCord Group във Варшава, Полша, моля, вижте: https://famicordcryobank.ch/contact-for-clients-of-the-former-service-provider/check-your-sample и изчакайте потвърждение от FamiCord.

Определен брой проби остават с непотвърден статус. Ако клиентите са попълнили формуляра, моля, бъдете търпеливи. Същевременно виждаме необходимостта от продължаване на процеса на проверка на инвентара, този път по начин, който позволява по-точно определяне на статуса на пробите, които все още не са потвърдени. Този процес (наречен „2^и проверка на инвентара на фазата“) ще бъде фокусирана върху допълнителна проверка на кодовете с нашата документация или сканирани версии на нея и може да отнеме допълнително време не по-малко от няколко месеца.

Екипът на FamiCord